Tahukah kamu apa itu purchasing? Mungkin sebagian dari kami sering mendengar kata tersebut namun belum tahu arti sebenarnya. Jadi, purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang dan jasa untuk kegiatan produksi. Departemen yang menangani proses purchasing ini disebut Departemen Purchasing. Purchasing adalah proses yang sangat vital dalam manajemen material. Purchasing dilibatkan  dalam pembelian material untuk kebutuhan produksi, selain itu bahkan bertugas dalam pencarian dan pembelian mesin-mesin produksi, peralatan dan perlengkapan untuk produksi, dan hal-hal lainnya yang merupakan faktor pendukung dari proses produksi.

Namun pada umumnya proses purchasing selalu melalui prosedur-prosedur di bawah ini, antara lain:

• Memahami kebutuhan dan menerima permintaan dari pihak yang membutuhkan.

Tahap pertama dalam proses purchasing adalah mengerti dan paham dengan kebutuhan dari pihak yang meminta dan membutuhkan barang dan jasa tersebut. Kemudian pihak atau bagian yang membutuhkan akan segera mengajukan permintaan atau pembelian secara tertulis berupa Purchase Requisition Form kepada manager terkait. Dalam form tersebut harus jelas apa saja yang dibutuh seperti spesifikasi material, jumlah yang dibutuhkan, dan pemasok yang disarankan.

• Pemilihan pemasok

Proses pemilihan pemasok atau supplier secara garis besar terdiri dari dua aspek, yaitu melakukan pencarian terhadap semua pemasok potensial dan membuat atau merangkum daftar semua pemasok yang telah diidentifikasi. Proses pemilihan supplier bisa dengan mengumpulkan informasi-informasi yang bersumber dari iklan, direktori perdagangan, saran atau rekomendasi dari forum bisnis, atau dengan menghadiri pameran. Semakin banyak sumber yang diidentifikasi, maka semakin besar pula kesempatan kamu untuk mendapatkan pemasok yang terbaik. Perlu diingat bahwa harga bukanlah satu-satu hal yang dijadikan pertimbangan dalam memilih pemasok, namun yang harus diperhatikan juga adalah kemampuan dalam memenuhi permintaan dalam jumlah yang dibutuhkan, kualitas produk, dan kemampuan finansial perusahaan pemasok. Dan jika semua poin-poin diatas sama, maka hargalah yang akan menjadi penentunya.

• Melakukan pemesanan

Setelah memilih dan menemukan supplier yang tepat, maka selanjutnya adalah melakukan pemesanan atau Purchase Order atau PO. Dokumen PO akan dikirimkan ke pemasok untuk menyediakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

• Memantau pesanan

Biasanya dilakukan oleh orang dari bagian purchasing dengan menanyakan ke pemasok mengenai perkembangan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan melalui telepon, email, atau bisa langsung mengunjungi kantor pemasok.

• Penerimaan dan pemeriksaan barang

Bagian penerimaan akan mengecek dan menncocok barang diterima dari pemasok sesuai dengan dokumen purchasing. Dan setelah itu akan diteruskan ke bagian purchasing mengenai ketibaan barang dan hasil pemeriksaan barang.

• Pembayaran faktur

Setelah semua barang yang diterima sudah sesuai dengan pemesanan, maka pembayaran akan dilakukan sesuai dengan perjanjian yang ditetapkan.

Dengan adanya Software ERP pada perusahaan, maka akan sangat membantu dalam menjalankan alur proses atau tahapan purchasing karna ter integrasi satu sama lain. Silahkan hubungi kami untuk penjelasan lebih detail.  Telp : 0512 2423854, Email : info@consistechsolution.com.

Sumber : insight.mbiz.co.id